Bingung mencatat setoran arisan? Simak panduan langkah demi langkah cara membuat buku arisan bulanan yang rapi, mudah dipahami, dan transparan. Wajib baca bagi admin arisan pemula!
Apakah kamu baru saja ditunjuk sebagai admin atau bendahara arisan? Selamat! Meskipun terdengar sepele, peran ini sangat krusial.
Salah satu kunci sukses agar arisan berjalan lancar tanpa drama “salah catat” adalah memiliki buku administrasi yang rapi.
Banyak orang meremehkan hal ini dan hanya mencatat di selembar kertas, yang akhirnya malah hilang atau rusak.
Di artikel ini, kamu akan mempelajari langkah-langkah detail cara membuat buku arisan bulanan yang tidak hanya rapi, tetapi juga mudah dipahami oleh semua anggota.
Metode ini akan mengubahmu dari admin pemula menjadi admin profesional yang dipercaya seluruh anggota.
Mengapa Buku Arisan Fisik Masih Penting?
Di era digital, mungkin kamu berpikir untuk menggunakan aplikasi atau Excel.
Meskipun itu bagus sebagai cadangan (backup), buku fisik tetap menjadi primadona karena sifatnya yang transparan.
Saat pertemuan arisan (kocokan), buku fisik bisa diedarkan dan dilihat langsung oleh semua orang.
Transparansi ini penting untuk menghindari kecurigaan antar anggota.
Selain itu, mencatat secara manual juga meminimalisir risiko data hilang karena gawai rusak atau error.[
Persiapan Alat dan Bahan
Sebelum mulai menggaris, ada baiknya kamu menyiapkan peralatan tempurmu terlebih dahulu. Jangan gunakan buku tulis ukuran kecil (A5) karena kolom yang akan kita buat cukup banyak.
Berikut rekomendasi alat yang pas:
- Buku Tulis Ukuran Besar (B5, Kwarto, atau Folio): Ukuran yang lebih besar memberikan ruang leluasa untuk kolom tanda tangan dan catatan, sehingga tulisan tidak berdesakan.
- Penggaris Panjang (30cm): Agar tabel terlihat lurus dan profesional.
- Pulpen Berbeda Warna: Siapkan minimal dua warna (misalnya hitam untuk data utama, merah untuk yang belum bayar atau catatan tunggakan).
- Stabilo: Berguna untuk menandai nama pemenang arisan di setiap periode.
Cara Membuat Buku Arisan Bulanan
1. Merancang Format Tabel Utama
Langkah paling krusial dalam cara membuat buku arisan bulanan adalah mendesain tabel. Format tabel yang buruk akan membuatmu pusing di pertengahan periode.
Buatlah tabel dengan orientasi landscape (memanjang ke samping) jika jumlah kolom banyak.
Berikut adalah kolom-kolom wajib yang harus kamu buat:
- Kolom 1: Nomor (No).
- Kolom 2: Nama Anggota. Pastikan kolom ini cukup lebar untuk menulis nama lengkap.
- Kolom 3 – Seterusnya: Periode Bulan. Buatlah kolom sebanyak jumlah bulan atau periode arisan. Misalnya, jika arisan berlangsung setahun, buatlah 12 kolom kecil ke samping dengan judul bulan (Jan, Feb, Mar, dst).
- Kolom Terakhir: Keterangan. Ini untuk mencatat denda, bonus, atau catatan khusus lainnya.
Tips Pro: Jika pesertanya banyak (misal di atas 20 orang), jangan paksakan satu halaman memuat semua bulan.
Kamu bisa membagi satu halaman untuk catatan 6 bulan pertama, dan halaman berikutnya untuk 6 bulan sisanya.
2. Mengisi Data Peserta dengan Strategis
Setelah garis tabel selesai, saatnya mengisi data. Tuliskan nama peserta di kolom “Nama Anggota”.
Ada trik khusus di sini: Urutkan nama berdasarkan abjad atau berdasarkan kedekatan rumah (jika arisan RT) untuk memudahkannya saat proses penagihan.
Jangan lupa menyisakan 2-3 baris kosong di bagian bawah.
Baris ini berguna jika tiba-tiba ada anggota baru yang bergabung di tengah jalan atau ada perubahan data mendadak.
Pastikan tulisanmu jelas dan mudah dibaca oleh orang lain, bukan hanya oleh kamu sendiri.
3. Membuat Sistem Checklist Pembayaran
Ini adalah inti dari tugasmu sebagai bendahara. Bagaimana cara mengisi kolom bulan yang sudah kamu buat tadi?
- Sistem Checklist (Centang): Jika anggota sudah membayar lunas, berikan tanda centang (✔) pada kolom bulan yang bersangkutan.
- Sistem Paraf: Cara ini lebih transparan. Mintalah anggota untuk memaraf langsung di kolom bulan tersebut saat mereka menyerahkan uang. Ini adalah bukti tak terbantahkan bahwa uang sudah diterima.
- Sistem Tanggal: Tuliskan tanggal pembayaran di dalam kolom kecil tersebut. Ini berguna untuk melacak siapa yang rajin membayar di awal waktu dan siapa yang sering terlambat.
Jika ada yang menunggak atau belum lunas, biarkan kolom tersebut kosong atau tulis sisa tagihan menggunakan pulpen tinta merah agar mencolok mata.
4. Halaman Khusus Riwayat Pemenang
Selain tabel pembayaran, kamu wajib membuat halaman khusus di bagian belakang buku untuk mencatat riwayat pemenang kocokan.
Seringkali anggota lupa siapa yang sudah dapat dan siapa yang belum.
Buatlah tabel sederhana yang berisi:
- Periode Ke- / Bulan: (Contoh: Bulan 1 – Januari)
- Nama Pemenang: Siapa yang nama/nomornya keluar saat dikocok.
- Nominal Diterima: Jumlah uang total yang dibawa pulang (setelah dipotong uang kas/konsumsi jika ada).
- Tanda Tangan Penerima: Sebagai bukti serah terima uang.
Halaman ini sangat penting untuk mencegah sengketa di akhir periode, seperti klaim ganda atau anggota yang merasa belum pernah menang padahal sudah.
5. Pencatatan Kas Masuk dan Keluar
Arisan seringkali disertai dengan uang kas untuk konsumsi, sosial, atau kebersihan. Jangan campur uang kas ini dengan uang setoran arisan utama!
Di halaman terpisah, buatlah pembukuan kas sederhana dengan format Debit-Kredit.
- Tanggal: Waktu transaksi.
- Uraian: Penjelasan (misal: “Uang kas Bu Siti” atau “Beli snack 10 kotak”).
- Debet (Masuk): Uang yang masuk ke kas.
- Kredit (Keluar): Uang yang dibelanjakan.
- Saldo: Sisa uang saat ini.
Memisahkan uang arisan (yang harus diserahkan ke pemenang) dan uang kas operasional adalah tanda bahwa kamu admin yang profesional dan jujur.
Tips Tambahan Agar Bukumu Semakin “Sakti”
Agar sistem yang kamu buat semakin sempurna, terapkan beberapa tips rahasia berikut ini:
- Fotokopi atau Foto Rutin: Setiap selesai acara arisan, fotolah halaman update terbaru. Kirimkan ke grup WhatsApp arisan. Ini berfungsi sebagai laporan transparansi sekaligus backup digital jika buku fisikmu hilang atau ketumpahan kopi.
- Tempelkan Peraturan di Halaman Depan: Tulis aturan main arisan di halaman paling depan buku. Misalnya: “Denda keterlambatan Rp10.000” atau “Pemenang wajib membawa konsumsi bulan depan”. Ini memudahkanmu saat harus menegakkan aturan karena dasarnya tertulis jelas.
- Gunakan Pembatas Buku: Beri pita atau sticky notes pada halaman bulan berjalan agar kamu tidak perlu membolak-balik kertas setiap kali ada yang mau bayar.
Kesimpulan
Membuat buku arisan bulanan sebenarnya tidak sulit, kuncinya hanya pada persiapan dan konsistensi.
Dengan mengikuti panduan cara membuat buku arisan bulanan di atas, kamu telah membangun sistem yang kuat untuk menjaga kepercayaan antar teman atau tetangga.
Buku yang rapi bukan hanya soal estetika, tapi soal akuntabilitas.
Mulai sekarang, singkirkan catatan di kertas sobekan dan mulailah buat buku administrasi yang proper.
Dijamin, anggota arisanmu akan makin sayang dan percaya padamu! Selamat mencoba dan semoga arisanmu selalu lancar hingga putaran terakhir.